бухгалтер по работе с маркетплейсами

Аудит торговли на маркетплейсах

На живом примере расскажем о процессе аудита на площадках Ozon и Wildberries.

К нам обратился предприниматель с просьбой провести аудит кабинетов на маркетплейсах, т.к. с его слов имеет место недополучение прибыли на сумму около 20 млн. рублей.

Заказчик ранее уже обращался к другим специалистам, но их отчеты не давали понимания и реальной картины. Ему просто присылали выгрузки финансовых отчетов на маркетплейсах и сводные данные из складской системы, без проведения какой-либо аналитики.

Стоит отметить, что на первых этапах переговоров предприниматель сам не мог четко ответить на вопрос, что именно он хочет получить.

В результате предварительных переговоров нам удалось установить, что клиент оценивает недостачу в 20 миллионов рублей и предполагает, что она могла возникнуть по одной из двух причин: ошибки фулфилмента или ошибки поставщика при отгрузках.


Перед началом аудита важно понимать его цели и задачи. Что именно мы проверяем, что нужно выявить.


ЭТАП 1
Техническое задание
На первом этапе необходимо составление технического задания на аудит. Нужно четко прописать задачи и план работ.

Предмет аудита


  • Выявление несоответствий количества фактически оприходованных товаров с отраженными в первичной документации (товарные накладные от поставщиков) и в системах внутреннего учета.
  • Выявление несоответствий количества фактически реализованных единиц продукции с отраженными во внутреннем документообороте данными, а также фактическим наличием на складе заказчика.
  • Выявление момента появления и объема расхождений.
  • Составление плана мероприятий по устранению выявленных ошибок, а также консультация на предмет предупреждения аналогичных ошибок в дальнейшем. 

План работ

1) Проведение инвентаризации наличия первичных документов. Проверка корректности отражения первичных документов. Проверка соответствия фактического количества товаров в базе данных с количеством, которое отражено в первичной документации.

2) Допроведение необходимой документации в базе данных. Выявление излишков или недостачи. Оформление акта об инвентаризации оприходованных товаров.

3) Формирование полного перечня движения товаров в системах учета и реализации на маркетплейсах.

4) Кластеризация полученных данных по фактическому состоянию товара:

• Товар реализован;
• Товар возвращен;
• Товар в пути к покупателю на ПВЗ;
• Товар ожидает покупателя в ПВЗ;
• Возврат доставляется в ПВЗ;
• Возврат ожидает в ПВЗ;
• Возврат получен в ПВЗ и готов к повторной реализации;
• Возврат получен в ПВЗ и подлежит утилизации (порча/брак/неликвид/подмена и др.);
• Возврат утилизирован силами маркетплейса;
• Возврат отправлен на склад маркетплейса (переход в статус FBO);
• Возврат оприходован складом маркетплейса, и выставлен на продажу;

5) Структурирование полученных данных по месяцам.

6) Сверка данных маркетплейсов с внутренним учетом продавца на предмет:

• момента расхождения;
• объема расхождения;
• конкретизация несоответствий (перечень позиций с расхождениями).

7) Анализ полученных данных, выявление причин появления ошибок в учете, составление рекомендаций по оптимизации товарного учета.

8) Оформление акта об инвентаризации на дату завершения проверки.

ЭТАП 2
Сбор и структурирование данных
Составление карты движения товаров

Работа с данными на маркетплейсе


  • Для понимания общей картины структурируем движение товаров на маркетплейсах за весь период, определяем статус каждого товара на текущий момент времени, количество остатков, товаров в доставке, утилизированных товары и т.д. 
  • Из полученных данных выявляем объемы первичной поставки на маркетплейсы.
  • Выявляем фактические расходждения внутри системы учета товарооборота на маркетплейсе, если таковые имели место быть.
Пример выгрузки движения товаров на маркетплейсе

При составлении карты движения товаров на маркетплейсах необходимо учитывать ряд нюансов, и тщательно отслеживать такие моменты, как переход товара из FBS в FBO (когда после отказа покупателем товар возвращается не на склад продавца, а на склад маркетплейса, и наоборот). Также нужно внимательно смотреть на количество выкупов, т.к. оно может разниться с количеством продаж.

Количество продаж может быть больше суммарного количества поставки. При этом количество выкупов не может быть больше общего объема поставки. Если такое происходит - это говорит о пересорте продукции или об ошибке в учете.

ЭТАП 3
Аудит первичной документации
Проверка документации полученной от поставщиков, оприходование товаров, проведение документации в ЭДО.

Выявление недостающих и непроведённых документов


  • Параллельно со структурированием данных на маркетплейсах мы провели инвентаризацию всех первичных документов за период, а также аудировали товароучет. 
  • Основной целью данного мероприятия был поиск недостающей документации, неоприходованных товаров, и как следствие расхождений в бухгалтерском учете. 
  • После проверки всей первичной документации мы составили полный перечень закупленной продукции для дальнейшей компиляции с данными о товарообороте на маркетплейсах.

ЭТАП 4
Оценка экономической деятельности

В рамках аудита мы также свели данные по начислениям и списаниям за весь период, чтобы клиент мог наглядно понять где у него "дыры" куда утекает прибыль, и какие траты стоит сократить.

К большому сожалению реальное положение дел для нашего клиента оказалось не очень радужным. За весь период деятельности он ушел в минус на 9,5 миллионов рублей. 

Несколько фактов о торговле на маркетплейсах

В 8 из 10 случаев, торговля на маркетплейсах для новичков в этой сфере заканчивается негативными последствиями для финансового состояния, как личного, так и бизнеса в целом. 

Очень много инфоцыган рассказывают о легких деньгах, большой и быстрой прибыли, показывают красивые цифры в своих кабинетах. Сами маркетплейсы очень часто подменяют такие понятия как оборот и прибыль. Очень много ложной информации, иногда даже откровенно противоречащей здравому смыслу. В реальности по настоящему зарабатывать на платформах электронной коммерции достаточно сложно. 

Сотрудники нашей компании неоднократно проводили аудит маркетплесов, и практически каждый раз обращение содержало примерно такой посыл: "Вроде все хорошо, товары продаются, обороты растут, объемы закупок растут, но как таковой прибыли нет, и мы не можем понять в чем дело."

Если у вас появляются аналогичные мысли - вероятно стоит посмотреть на общую картину в другом разрезе, более тщательно, и не запускать ситуацию. 

ЭТАП 5
Отчет о проделанной работе
Составление комплексного отчета о текущем состоянии кабинетов на маркетплейсах, и финансовой эффективности деятельности за период.

Состав отчета


  • Обобщенные данные об объемах поставок: закупка, реализация, поставки, утилизация и иные операции с товарами.
  • Сводные данные по аналитике закупок для поставок на маркетплейсы: сверка фактически поставленных товаров со значениями, указанными в первичных документах. Указание объемов и номенклатуры расхождений.
  • Сводные экономические показатели за период: структурированные данные по продажам, начислениям, а также детализация расходов на маркетплейсах по категориям (реклама, логистика, утилизация и т.д.) Сверка с объемами закупок, вычисление показателей чистой прибыли/убытка.
  • Рекомендации: во время проведения аналитики были выявлены и отражены негативные факторы, которые оказали существенное влияние на деятельность предпринимателя. В отчете были казаны примеры таких факторов, а также рекомендации по их устранению.
  • Список приложений: в отчете сформирован список всех дополнительных приложений, где детально можно ознакомиться с тем или иным кластером информации - списки документов, поставок, комплексный отчет о реализации, акты об инвентаризации. 

Частые причины торговли "в минус" на маркетплейсах

Опираясь на личный опыт, мы составили ряд наиблее частых причин, по которым селлерам не удается извлекать прибыль. Продаж много, обороты большие, а как таковой прибыли мало, или же нет вовсе.

Очень часто причины имеют комплексный характер, и в совокупности они имеют кумулятивный эффект. 

Юнит-экономика

%

Раздутый ассортимент

%

Демпинг конкурентов

%

Квалификация менеджера

%

Кассовый разрыв

%

Подробнее о причинах

Расскажем подробнее о каждой причине, и природе их возникновения.

Юнит-экономика

Очень часто начинающие селлеры не учитывают ряд факторов, таких как дополнительные расходы, налоги, а также внутренние изменения ценовой политики на маркетплейсе. Это приводит к тому, что товары продаются в минус.

Раздутый ассортимент

Большой ассортимент - не всегда хорошо. Если товар плохо продается, на него низкий спрос, и он залеживается на складе - это расходы, иногда весьма внушительные, которые могут съедать всю прибыль от рентабельных товаров. В этом случае необходимо проводить ABC-XYZ анализ, и убирать из оборота нерентабельные SKU.

Демпинг конкурентов

Когда конкуренты демпингуют цены - это крайне негативно сказывается на продажах. Причин у демпинга как правило две: слив нерентабельных остатков "в ноль" (а иногда и в минус), или некорректный расчет конкурентом юнит-экономики. В обоих случаях, как правило, ситуация имеет негативный сценарий развития событий

Квалификация менеджера

Квалификация менеджера также влияет на прибыль магазина, т.к. в задачи хорошего менеджера входит достаточно широкий функционал - знание принципов ценообразования, умение закладывать в стоимость все расходы, способность предвидеть различные ситуации, и навык общения с техподдержкой маркетплейса. Услуги опытного менеджера всегда стоят дороже.

Кассовый разрыв

Кассовый разрыв возникает в тех случаях, когда на начальных этапах бизнес-проекта есть дефицит средств. Предприниматель закупает продукцию, быстро ее реализует, и потом ожидает выплат от маркетплейса, а затем и очередную поставку товаров. Длительность простоя, как правило, составляет не менее трех недель. За это время товарные карточки и кабинет проседают в выдаче, и вторая волна продаж уже не такая активная. Требуется очень много усилий, чтобы вернуть прежние позиции.

Проведем комплексный анализ деятельности на маркетплейсах, выявим все негативные факторы, дадим рекомендации для их устранения.

Найдем и укажем на возможные точки роста!

Наши приоритеты и ценности

В приоритете нашей компании долгосрочное сотрудничество с нашими клиентами и полное погружение в их бизнес-процессы. Мы не оказываем услуг по предоставлению справок, выписок и иных разовых операций по бухгалтерскому и кадровому учету юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, не состоящим у нас на абонентском обслуживании.

Мы осознаем, что каждый бизнес работает в своем ритме, со своими объемами и в рамках своей специфики. Исходя из анализа деятельности компании мы с необходимым запасом распределяем и выделяем временные и технические ресурсы, чтобы ведение учета было комфортным как нашим сотрудникам, так и клиентам.

Мы осознаем ценность времени для бизнеса. Поэтому в рамках рабочих процессов мы максимально упрощаем коммуникации с клиентом. Очень часто на решение какого либо вопроса требуется не более одной двух минут. Подобные задачи крайне нерационально проводить через CRM-системы и длинные письма с заданиями. Подобные задачи и простые, но срочные вопросы гораздо проще и быстрее решать через личную коммуникацию с ответственным сотрудником.

Мы придерживаемся общепринятых рамок корпоративной этики и делового общения, как между собой, так и с нашими клиентами. В процессе сотрудничества случаются разногласия, но все без исключения вопросы мы решаем исключительно в формате деловой этики, без оглашения оценочных суждений относительно личных и профессиональных качеств специалистов.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Нажимая на кнопку "Отправить" Вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.